从选硬件到选方案 办公打印设备采购

四川绵阳某电子企业陈先生：“关键是要有成套的解决方案，才能让我们更方便地做出选择。”

山东临沂某制药企业于先生：“自动化、信息化、维护便捷化、成本优化，这些都需要进行综合对比才行。”

广东揭阳某中学老师林先生：“办公打印设备需要长期的后续服务，因此非常需要厂商提供一整套成熟的解决方案。”

……

在近对《微型计算机》读者的一项网络调查中，很多用户都表达了对文印管理解决方案的迫切需求，高达61.54%的用户表示需要办公打印设备厂商提供更完善的解决方案。这样的结果预示着办公自动化的发展正在步入一个新的阶段。如果把打印机、复印机、扫描仪和传真机一起进入办公室作为办公自动化1.0时代的话，那么办公设备与网络技术的融合、以及完整解决方案的出现，就预示着办公自动化2.0时代的开端。当用户和管理员在为办公室设备既多又杂而焦躁的时候，更高效、更便捷的文印管理解决方案为企业带来了新的思路：从买产品到买方案，从独立到融合，从散乱到可控，一切可以变得更简单！

集中管理 安全高效 企业文印管理的核心

随着企业内办公环境的网络化程度越来越高，文档输出泄密、设备管理繁琐、操作方式单一、工作效率低下等问题渐渐浮出水面。伴随着复印打印需求的不断增长，办公文印设备和输出的文档也越来越难以监控，错误和重复操作也造成了大量浪费。

目前的企业环境中，大家已经接受了对电脑、服务器的集中管理，相关企业也推出了各类解决方案以满足用户需求。同样是信息类产品，办公打印设备的集中管理和安全问题，在企业中却往往被忽视，成为一个急需弥补的空当。而随着企业规模的扩大，这个空当往往会带来无法弥补的后果和损失。随着办公打印设备的发展，企业文印管理过程中需要解决三个方面的问题：

1.成本控制：办公设备采购缺乏规划、设备庞杂，采购成本、维护成本、耗材成本以及资产管理的人力时间成本增高，却又难以明确责任。

2.信息安全：在文档输出过程中，缺乏有效的安全机制，导致企业敏感文件泄露的风险极大。
3.办公效率：设备功能与实际应用不匹配，或大量资源闲置浪费，或资源无法满足业务需求，无法有效提升办公效率。

无序的企业 办公环境

上述三个方面的问题如果解决不好，会给企业的经营运行带来巨大的隐患。通常情况下，企业中的文印业务只有10%的成本是清晰可见的，包括打印机、纸张、硒鼓、维修费用等；而其他包括网络管理和维护、基础设施、终用户操作和停机时间、软件等隐性成本却往往被忽视。实际上，很多企业都承担了一些不必要的成本，例如企业的不同部门都会购置专门的办公打印设备，却没有统一的规划，造成各个部门之间各自为政，后购买随着企业内办公环境的网络化程度越来越高，文档输出泄密、设备管理繁琐、操作方式单一、工作效率低下等问题渐渐浮出水面。伴随着复印打印需求的不断增长，办公文印设备和输出的文档也越来越难以监控，错误和重复操作也造成了大量浪费。

企业的发展对文印管理提出了要求

除了成本控制，信息安全也是企业改善办公打印设备管理的一个重要方面，IBM收购Lotus的内幕交易案就是这方面著名的案例之一。1995年3月，IBM向Lotus提出友好收购建议，当时Lotus的股价在30美元～35美元之间，而IBM终的收购价为64美元。但在收购过程中，IBM一位女秘书劳伦从公司的复印文件中看到了IBM收购Lotus的协议，并在正式宣布前通过朋友购买了大量的股票。终这个消息传了出去，共有25人根据这一消息购买了Lotus的股票获利130万美元，结局则是相关人员被提起内幕交易诉讼并处以罚款。而在我们身边也会出现很多类似的事情，往往一个销售同事获得了企业特批的价格，却在给客户打印报价单时不小心被别的销售同事看到，在企业内部挑起事端；而人力资源行政部的同事，也遇到过印工资条时，不注意让其他员工了解到了非本人的薪资信息，带来很多不必要的麻烦。

提高办公打印设备的可管理性是一个重要课题

科技的发展是为了在提高效率的同时更加节省人力，人们都希望一些规律化的事务能够更多地交给机器管理，因此更希望机器能像人一样智能。但随着办公规模的扩大，办公设备的增多，耗费的人力成本却有增无减。办公打印设备为高速办公提供了帮助，然而任何机器都需要维护和保养，偶尔的卡纸、缺纸或碳粉不足都会影响办公的流畅性。而在解决种种小问题的过程中所耗费的寻找相关人员、查找问题原因的时间有时比解决问题耗费的时间更久。而机器的使用情况又难以监控，如何及时平衡每台机器的使用率，针对使用率较高的机器进行重点维护也成为问题。多元化的办公方式需要的是一元化的设备管理，优秀的文印管理系统不应该单单只解决文档的管理问题，也应该对设备进行有效的监控。

文印管理的部署包括了多个方面和步骤

设计、采购—文印管理的思路

企业应用文印管理解决方案，并不是一个简单的采购过程，而是需要遵循一定的规律和步骤。从目前的情况看，前期的设计、中间的采购，以及后期的使用和维护，都是实现高效文印管理的必备步骤。

设计

设计阶段关键的是要统计整个企业中不同部门的文印总量。根据文印总量，可以评估需要采购设备的种类和规模。再根据企业部门的分布，对相关文印设备进行合理的布局，让文印管理有一个良好的开端。评估部门文印总量时，要特别注意用发展的眼光去进行评估，在充分了解各个部门实际情况后，要对半年、一年、两年、三年这样一些关键时间点的文印量变化进行充分的评估，并在设计上将这种变化考虑进去，这样才能持续满足不断变化的业务需求。

如果企业本身的文印状况比较复杂，也可以请专门的解决方案提供商帮助设计，实际上包括富士施乐、柯尼卡美能达、惠普、佳能、理光、东芝、京瓷等办公设备行业厂商都有提供类似的咨询设计服务，能够根据企业更加细化的需求，进行针对性的调研和设计，并提供更具实践价值的解决方案。

采购

采购环节是实现企业级文印管理的关键环节，这一环节除开针对设计前期的用量评估确定设备性能外，还需要综合考虑以下几个方面：

1.更加节能的设计：以企业文印常使用的复合机为例，一台复合机在运行状态下功耗可以达到1000W，待机状态下通常在50W左右，休眠状态下功耗则可以被控制在10W以下。企业中的办公打印设备大多数时间都处于等待工作状态，这样就导致大量的电能被消耗，非常不环保，也浪费成本。所以我们需要选择那些能够快速从休眠状态切换到待机状态并迅速进入工作状态的设备，这样当设备较长时间不使用时，会自动切换至休眠状态，节省能源；在需要工作时又能快速启动，满足用户对效率的追求。

2.具备网络功能：通过网络功能，我们就可以对企业内部所有的办公打印设备资源进行统一的调配，当某处的文印任务超过设备负荷而无法快速完成时，可以迅速地调用近区域的闲置资源加入，提升整体效率。

3.具备控制功能：拥有控制功能后，信息安全的问题以及打印浪费的问题，可以得到很大程度的解决。例如，通过IC卡对打印进行控制，只有打印人走到文印设备旁，刷卡后才会开始进行文印输出，降低了敏感资料被无关人员获取的可能。也可以通过IC卡对不同人员进行授权，例如在数量、颜色方面进行限制，避免相关人员用企业资源从事无关的事物。实际上利用企业办公打印设备进行私人文印作业，通常是文印浪费的大部分；在问题严重的企业甚至这部分支出超过了正常的业务需求，带来了巨大的浪费。控制功能还有一个好处是，让文印变得更加清晰，通过这个方式，我们可以清楚地统计一定时间内的总文印量，并且能够按照部门、色彩等种类进行成本分析，还可以分析每个人、每个部门在文印上的成本，帮助企业实现精细化管理。

IC卡打印是通用的权限控制手段之一

4.具备协调功能：这其实就是需要一个对应的服务器环境，能够对网络中相关的文印设备进行管理，并且进行资源的调配和数据统计分析。

5.其他设计功能：一些新的办公打印设备会通过新功能来提升效率、节约资源，双面打印就是这样的功能之一。Gartner的一份报告称：“将双面打印设定为所有设备的默认设置可使企业一年打印纸张消耗量至少降低30%”。因此在采购时应该尽量选择具备自动双面打印功能的产品。尽量实现无纸化也是非常值得考虑的功能，例如在网络以内扫描并处理文件，无需任何其他专用软件即可将已扫描文件以附件形式发送实现共享。发送传真时，可以扫描成电子文档并通过电子邮件发送或者传输至对方的传真机存储器、个人电脑、网络文件夹；接受到的传真，也可以先存储起来，待用户确认后再打印或者直接处理电子文档，避免垃圾传真带来的浪费。

设计和采购是企业文印管理的两个主要环节，在后续的使用、维护和回收环节，只要遵循前期的思路进行，那么相关的隐患都会得到很好的控制。只要遵循这样一个思路，就能立竿见影地实现节约成本、避免信息安全隐患、提高工作效率的目标。

文印管理解决方案的建立和发展

对国内市场而言，文印管理并不是一个新鲜事物，相关厂商在国内提出这一概念已经有数年之久。不过，因为国内市场发展的问题，文印管理解决方案在国内的接受比例非常低，相关统计数据显示总体比例还不到5%，而在国外这一比例则超过了80%，悬殊可见一斑。实际上，目前中国的文印管理正处在一个刚刚开始被重视的时期—经过前期的蓬勃发展，不少企业开始追求更加精细的管理，希望在降低成本的同时能够增加绩效。这时候，作为运营成本的重要组成部分，文印管理开始获得了用户的重视。企业一方面希望更低的生产费用，但另一方面也希望实现更高的生产力和员工满意度。

根据Gartner的报告，通过积极管理和优化办公室打印环境，实施了文印管理的企业，通常会比没有实施之前节约10%～30％的文印输出成本，让企业在简化文印管理的同时更好地管理成本，把注意力集中在核心业务上。而在文印管理之后，我们还可以尝试更纯粹的方式—文印服务外包。通过将文印整个工作外包给专业的服务提供商，所有的方案设计、耗材采购、设备维护、能效管理等工作均由外包服务商来提供，企业只需要按照每张输出成本进行结算即可。唯一需要考虑的问题是，这种方式是否能够更好地融入企业环境。

高祖耀先生京瓷(天津)商贸有限公司上海分公司办公信息设备营业部

企业文印管理解决方案主要涵盖对客户的信息安全、成本节约、自由输出及设备管理等方面的需求，通常来讲拥有上述需求并伴随频繁大量文档事务的企业都需要文印管理解决方案。在国内，各类型企业文印管理解决方案还处于初级发展的阶段，用户迫切需要的是可靠的系统、合理的成本、专业与定制相结合的文档管理解决方案。

文印管理解决方案可以通过分析日常的应用状况与后台设定，对企业的信息管理、成本控制及合理利用办公设备作出优化的方案与实施。这是一种高附加值的模式，企业用户可利用解决方案将有限的办公资源充分、集中、有序、有效地为自己的业务及工作服务。此外，文印管理解决方案还能合理降低成本，提供优化的资源利用，减少不必要的浪费。

究竟是设备采购还是解决方案，主要取决于企业的实际需求，以及办公设备厂商是否提供切实可行的定制式解决方案。至于企业文印系统外包的模式，则是未来企业文印系统的一种发展趋势，用户可以更省心、省力、省时地专注于他们自己的事业。目前企业应用文印管理解决方案的主要障碍在于怎样从分散式应用转变为集中式总体控制的思路，这需要企业的高层予以重视及支持。

节约空间 加速响应 文档电子化管理解决方案

“我们从2004年开始保留付款收据，现在已经放满了6大整箱，办公文档柜没有多余的位置了。”“想在大量归档的资料中找到某个特定的付款收据，尤其是过去的旧单据，有时是一个非常耗时的过程。”……很多企业每月都有大量的文档需要整理、分类、归档，这些文档可能在明天被某个部门调阅，也可能一直要存放很久都不会被用到。如何对这些文档进行管理呢？

现状：

1.有大量的纸质文档需要整理；

2.文档需要流转分发及查询；

3.需要对文档进行核实和修订。

传统的文档储藏管理效率低下

上面3点是很多企业运行过程中都需要面对的情况，那么这种情况通常是如何处理的呢？让我们回想一下：在定期收到文档后，首先按照流程一步步进行审批、确认，后交给专门的文档管理人员进行整理，将其分门别类地归档并放在专门的文档储藏室中。随后如果需要再次使用这些文档，那么首先要到文档管理人员处登记，然后进行处理并重新返还到文档储藏室。在这个过程中，你可能需要对这些文档进行复印、传真，或者是重新处理。也许我们已经习惯了这种操作流程，但是其缺陷依然是不容忽视的。首先，需要花费大量的人力和时间成本来进行文档整理；其次，需要占用专门的空间来妥善保存这些纸质文档；同时，文档的查找、调用及更新过程非常费时且繁琐。有没有办法改变上面这种情况呢？无纸化办公及其与外部接口的文档电子化是比较行之有效的方法。

无纸化办公的概念已经提了很多年，但是真正实施起来难度很大，其中一个关键的问题就是与外部的文档交换如何处理。在这个步骤，需要对文档进行电子化，并在后期流程中进行有效管理。文档电子化的核心设备就是我们每个企业都会用到的数码复合机、打印一体机以及扫描仪等，不过从成本和空间方面考虑，整合程度更高、功能更丰富的数码复合机是比较好的选择。

左图是柯尼卡美能达文档电子化管理解决方案的流程示意图，从中我们可以看到，文档电子化管理的基础就是通过多功能数码复合机将企业接收的纸质文档电子化。之后，根据预先设置的自动化流程，所有需要处理的文档将以电子化的方式(如PDF文档)存储在存储设备中。这些文档首先会由专门的软件进行分类、重命名并保存到各自特定的文件夹中，再交由文档管理软件统一管理。企业内所有的工作人员都可以根据自己的权限访问所需的数据，例如直接访问“公共”属性的文档(所有人都可以访问)，或者输入自己的密码访问按照“个人/群组”限制了访问权限的文档。采用自动化的文档电子化管理解决方案可以减少纸质文档对空间的占用，并且有效改善文档搜索查询响应时间和工作效率。同时，对于存在异地分支机构的企业来说，即时访问总部资料数据也可以成为现实。

将纸质文档电子化并进行访问管理

成果：

1.文档电子化存储来减少空间占用；

2.改善查找能力、提高响应速度；

3.流程电子化提高工作执行效率。

孙翀先生理光(中国)投资有限公司解决方案推进科高级经理

企业成长催生对文印 管理解决方案的需求

近几年，中小企业对于办公打印设备的需求日益增长，其在采购活动中主要关注的是以下几个方面：

1.综合性价比：既要求品质可靠、性能稳定、效果优良的产品，又对价格比较敏感，对于产品性价比的追求十分明显；2.使用与服务：要求耗材耐用、售后服务配合到位，强调便利性和灵活性；3.效率与环保：对办公打印设备的生产力和效率要求越来越高，同时注意减少环境负担，希望实现经济效益与环境效益双赢。

从上面几点可以看出，目前企业用户的办公打印设备采购观念正在转变，企业开始从单台分散采购模式转向企业整体规划模式。我们除了向大型企业提供企业整体解决方案外，也针对中小企业的特点提供全套的文印管理解决方案。考虑到中小企业IT基础构架和人员的缺乏，我们将许多解决方案内置在设备本身，如用户认证、机密打印、扫描路由、无纸传真、远程管理及诊断、分析报告等，减少企业额外的投资(如服务器)和管理负荷。不同规模的企业在文印管理解决方案方面的需求侧重不同，大中企业的需求是在小企业需求基础上的延伸和扩展，而小企业也可能发展为中大企业，应该具备中长期规划的眼光，在初期打下良好的基础。

小企业的人员数量不多，文档处理的需求也比较简单，初期要避免硬件的过度采购(数量)，尽可能采用多功能一体设备，在选择型号时需根据业务特点考虑一定的冗余，避免由于业务量增加或者企业快速发展造成“小马拖大车”的问题。同时，考虑到小企业没有专职的管理人员，也可以选择按张付费的全包服务模式，减少管理工作量，既能实现支出的稳定透明，又可保证设备的稳定运行。后应该充分利用设备内置的功能和文印管理解决方案，如安全打印、电子扫描(到邮件)、无纸传真、远程诊断(如耗材自动通知)等。

针对大中企业，由于企业及业务规模的因素，需求也更多样化。针对硬件部分，更应避免分散独立的购置，而应结合企业总体和各区域(部门)的印量进行合理的整体规划，如在开放区域采用多功能一体设备进行集中的输出，在独立且印量小的区域采用打印机。同时应该定期对使用状况和需求进行回顾和诊断，根据结果进行调整以实现持续优化。在文印管理解决方案方面，大中企业相对小企业而言需要考虑的部分也会多很多，如远程监控设备状态及故障提醒、管理用户权限、部门成本分摊、文件信息安全等，部分大型外企甚至已经由关注硬件及纸张文档的管理转向如何管理电子文档、业务流程整合及文档处理外包，这也符合企业IT重心由基础构架转向服务核心业务的趋势。

另外，重要却很容易被忽视的是，要实现并大化企业文印管理解决方案的收益，离不开所有企业员工的配合与参与，因此企业需要制定一套完整的变革管理方案，使员工了解、掌握和接受，甚至主动参与，这样才能使解决方案终演变成企业文化。而对于办公设备厂商，如何在传统硬件服务的基础上，根据不同用户的需求进行市场细分，从而向用户提供更好的整体解决方案也是至关重要的。

权限控制 成本降低 成本控制管理解决方案

160.9米意味着什么？一栋50层的高楼？世界高的摩天轮？阿联酋的“全球第一斜塔”？其实，这只是上海贝尔通过绿色打印、合理控制文印量，在9个月内节省下来的纸张堆叠起来的高度。据统计，2009年4月～12月，上海贝尔总印量减少1463545页，公司的普通办公文印量下降了12.6%，公司由此获得的直接经济效益达248802.65元。

现状：

1.员工打印、复印、传真无法控制；

2.经常丢失或者忘拿打印资料；

3.耗材消耗大，办公成本居高不下。

购买办公打印设备的目的是为了满足日常工作的需要，但是现实却是设备使用情况混乱，纸张、耗材等被无谓地消耗。在普通企业当中，往往出现两种极端。一是所有人都可以随意使用办公打印设备，无论是出于工作需要还是因为私人事务；随之而来的就是办公成本居高不下、设备工作寿命降低、正常工作被延误等。而一些企业为了应对这种情况，则走向了另外一个极端—对办公打印设备进行加密，只有专门的人员才能操作和打印，这无疑会严重降低办公效率。其实，办公打印设备的管理并不是一个“非左即右”的问题，通过有效的权限管理解决方案，企业可以在成本和效率之间做到平衡。

通过IC卡认证实现用户认证和打印权限管理

目前很多企业都采用了IC卡对员工进行管理，不过这种管理通常只用于门禁、考勤等少数几个方面。其实，在文印管理方面，IC卡依然是一个非常行之有效的手段。更重要的是，IC卡可以在门禁、考勤、财务、文印、安全等不同系统之间通用，实现一卡多能、提高工作效率。在文印管理方面，通过IC认证来实现企业内部的设备管理和维护，包括复印、打印、扫描、传真等功能的权限设置，员工用量的历史统计和控制，以及按需打印等。其实，IC卡只是文印管理的手段，其实质依然是设备端的用户划分和权限设置。所有持有IC卡的用户，其身份都已经存储于认证服务器当中，并根据其所属部门和工作类型划分为不同的群组。每个群组，都具有不同的设备使用权限和用量限额，越权和超量使用都将被设备制止。

IC卡文印管理的背后是不同用户群组的权限管理

通过IC卡进行文印管理的具体操作模式，是一种同时基于MFD(本地识别)和远程认证服务器的(如活动目录、LDAP服务器)权限管理方式。活动目录中现有的用户信息可以用来做认证，用户只需要选择所需的设备并通过各种方式在设备控制面板上对他们的个人身份进行认证(刷卡、刷卡+密码、信息+密码)，就可以使用对应的文印功能。另外，如果在活动目录、LDAP服务器上的用户信息出现变化，也会自动与身份管理工具中的用户信息进行对比和同步，从而实现设备管理的高安全性和有效性。通过基于IC卡身份认证的文印成本控制管理解决方案，企业可以大幅降低不必要的文印成本开支，并提高文印设备的使用效率。

成果：

1.减少设备管理工作量，提高效率；

2.实施监控，便于统计员工印量和办公成本；

3.提高工作效率，完全做到按需打印/复印。