从选硬件到选方案 办公打印设备采购

孙翀先生理光(中国)投资有限公司解决方案推进科高级经理

企业成长催生对文印 管理解决方案的需求

近几年，中小企业对于办公打印设备的需求日益增长，其在采购活动中主要关注的是以下几个方面：

1.综合性价比：既要求品质可靠、性能稳定、效果优良的产品，又对价格比较敏感，对于产品性价比的追求十分明显；2.使用与服务：要求耗材耐用、售后服务配合到位，强调便利性和灵活性；3.效率与环保：对办公打印设备的生产力和效率要求越来越高，同时注意减少环境负担，希望实现经济效益与环境效益双赢。

从上面几点可以看出，目前企业用户的办公打印设备采购观念正在转变，企业开始从单台分散采购模式转向企业整体规划模式。我们除了向大型企业提供企业整体解决方案外，也针对中小企业的特点提供全套的文印管理解决方案。考虑到中小企业IT基础构架和人员的缺乏，我们将许多解决方案内置在设备本身，如用户认证、机密打印、扫描路由、无纸传真、远程管理及诊断、分析报告等，减少企业额外的投资(如服务器)和管理负荷。不同规模的企业在文印管理解决方案方面的需求侧重不同，大中企业的需求是在小企业需求基础上的延伸和扩展，而小企业也可能发展为中大企业，应该具备中长期规划的眼光，在初期打下良好的基础。

小企业的人员数量不多，文档处理的需求也比较简单，初期要避免硬件的过度采购(数量)，尽可能采用多功能一体设备，在选择型号时需根据业务特点考虑一定的冗余，避免由于业务量增加或者企业快速发展造成“小马拖大车”的问题。同时，考虑到小企业没有专职的管理人员，也可以选择按张付费的全包服务模式，减少管理工作量，既能实现支出的稳定透明，又可保证设备的稳定运行。后应该充分利用设备内置的功能和文印管理解决方案，如安全打印、电子扫描(到邮件)、无纸传真、远程诊断(如耗材自动通知)等。

针对大中企业，由于企业及业务规模的因素，需求也更多样化。针对硬件部分，更应避免分散独立的购置，而应结合企业总体和各区域(部门)的印量进行合理的整体规划，如在开放区域采用多功能一体设备进行集中的输出，在独立且印量小的区域采用打印机。同时应该定期对使用状况和需求进行回顾和诊断，根据结果进行调整以实现持续优化。在文印管理解决方案方面，大中企业相对小企业而言需要考虑的部分也会多很多，如远程监控设备状态及故障提醒、管理用户权限、部门成本分摊、文件信息安全等，部分大型外企甚至已经由关注硬件及纸张文档的管理转向如何管理电子文档、业务流程整合及文档处理外包，这也符合企业IT重心由基础构架转向服务核心业务的趋势。

另外，重要却很容易被忽视的是，要实现并大化企业文印管理解决方案的收益，离不开所有企业员工的配合与参与，因此企业需要制定一套完整的变革管理方案，使员工了解、掌握和接受，甚至主动参与，这样才能使解决方案终演变成企业文化。而对于办公设备厂商，如何在传统硬件服务的基础上，根据不同用户的需求进行市场细分，从而向用户提供更好的整体解决方案也是至关重要的。