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从选硬件到选方案 办公打印设备采购

2011-06-07《微型计算机》编辑部《微型计算机》2011年5月下

在近对《微型计算机》读者的一项网络调查中,很多用户都表达了对文印管理解决方案的迫切需求,高达61.54%的用户表示需要办公打印设备厂商提供更完善的解决方案。这样的结果预示着办公自动化的发展正在步入一个新的阶段。如果把打印机、复印机、扫描仪和传真机一起进入办公室作为办公自动化1.0时代的话,那么办公设备与网络技术的融合、以及完整解决方案的出现,就预示着办公自动化2.0时代的开端。当用户和管理员在为办公室设备既多又杂而焦躁的时候,更高效、更便捷的文印管理解决方案为企业带来了新的思路:从买产品到买方案,从独立到融合,从散乱到可控,一切可以变得更简单!

集中管理 安全高效 企业文印管理的核心

随着企业内办公环境的网络化程度越来越高,文档输出泄密、设备管理繁琐、操作方式单一、工作效率低下等问题渐渐浮出水面。伴随着复印打印需求的不断增长,办公文印设备和输出的文档也越来越难以监控,错误和重复操作也造成了大量浪费。

目前的企业环境中,大家已经接受了对电脑、服务器的集中管理,相关企业也推出了各类解决方案以满足用户需求。同样是信息类产品,办公打印设备的集中管理和安全问题,在企业中却往往被忽视,成为一个急需弥补的空当。而随着企业规模的扩大,这个空当往往会带来无法弥补的后果和损失。随着办公打印设备的发展,企业文印管理过程中需要解决三个方面的问题:

1.成本控制:办公设备采购缺乏规划、设备庞杂,采购成本、维护成本、耗材成本以及资产管理的人力时间成本增高,却又难以明确责任。

2.信息安全:在文档输出过程中,缺乏有效的安全机制,导致企业敏感文件泄露的风险极大。
3.办公效率:设备功能与实际应用不匹配,或大量资源闲置浪费,或资源无法满足业务需求,无法有效提升办公效率。

无序的企业 办公环境

上述三个方面的问题如果解决不好,会给企业的经营运行带来巨大的隐患。通常情况下,企业中的文印业务只有10%的成本是清晰可见的,包括打印机、纸张、硒鼓、维修费用等;而其他包括网络管理和维护、基础设施、终用户操作和停机时间、软件等隐性成本却往往被忽视。实际上,很多企业都承担了一些不必要的成本,例如企业的不同部门都会购置专门的办公打印设备,却没有统一的规划,造成各个部门之间各自为政,后购买随着企业内办公环境的网络化程度越来越高,文档输出泄密、设备管理繁琐、操作方式单一、工作效率低下等问题渐渐浮出水面。伴随着复印打印需求的不断增长,办公文印设备和输出的文档也越来越难以监控,错误和重复操作也造成了大量浪费。

企业的发展对文印管理提出了要求

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